Hóa đơn điện tử là một chứng từ định dạng dữ liệu điện tử có giá trị tương đương hóa đơn giấy, và do đó cần tuân thủ các quy định về nội dung. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung như quy định thông thường. Dưới đây là 10 trường hợp mà Home Casta Invoice sẽ giải đáp cho bạn.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử. Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Để đảm bảo giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Như vậy, hóa đơn điện tử là chứng từ có giá trị đặc biệt, đòi hỏi sự lưu trữ và bảo mật nghiêm ngặt. Tuy nhiên, có những trường hợp đặc biệt được phép ghi thiếu nội dung mà vẫn hợp pháp.
2. Trường Hợp Hóa Đơn Không Cần Đủ Nội Dung
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, các hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất, chữ ký điện tử của người bán và người mua, v.v. Tuy nhiên, dưới đây là 10 trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung:
- Chữ ký điện tử của người mua: Không cần có trên hóa đơn điện tử, trừ khi người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán về việc ký số, ký điện tử.
- Hóa đơn của cơ quan thuế cấp: Không cần có chữ ký số của người bán, người mua.
- Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần có các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Hóa đơn là tem, vé, thẻ: Không cần có chữ ký số của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán nếu chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Không cần có tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. Các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển được thể hiện theo cách ghi khác.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu hóa đơn xuất ra theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.
- Hóa đơn của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá, phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên nếu hoạt động phục vụ quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ.
3. Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử
Mặc dù có những trường hợp được phép lập hóa đơn thiếu nội dung, nhưng vẫn có những nội dung bắt buộc không thể thiếu trên hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Mã số hóa đơn: Một dãy số duy nhất để quản lý và tra cứu.
- Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email, và các thông tin liên quan.
- Thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ: Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế suất.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu có.
- Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán được sử dụng.
- Chữ ký số: Xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn.
- Thời điểm ký số, thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan Thuế.
Hóa đơn điện tử cần được lập chính xác, đầy đủ các nội dung theo quy định để đảm bảo tính pháp lý và nghĩa vụ thuế.
