Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiện lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử không hề khẳng định sự an toàn pháp lý và chất lượng doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích các rủi ro thường gặp và cách giảm thiểu chúng khi sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Vai trò của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một bước cải cách quan trọng trong hệ thống thuế, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý và phát triển môi trường kinh doanh. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Điều này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tự cải thiện quy trình kinh doanh và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thuế.
2. Các rủi ro thường gặp đối với hóa đơn điện tử
Theo Tổng cục Thuế, các vụ việc liên quan đến mua bán hóa đơn và sử dụng hóa đơn giả là một vấn đề phổ biến. Một số doanh nghiệp “ma” được thành lập chỉ để mua bán hóa đơn, hoặc sử dụng thông tin không chính xác khi đăng ký doanh nghiệp. Điều này gây mất uy tín cho hệ thống hóa đơn điện tử và tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Để đối phó, các doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm tra nghiêm ngặt và xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng để ngăn chặn các hoạt động phi pháp.
3. Phương án trong việc giảm bớt rủi ro khi dùng hóa đơn điện tử
Để giảm thiểu các rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:
Thứ nhất, tự kiểm tra, xác minh về giao dịch
- Đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa để xác định tính chính xác của hóa đơn.
- Xác minh đầy đủ thông tin về giao nhận hàng hóa và thanh toán để đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện theo đúng quy trình pháp lý.
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng hóa.
- Xác minh chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa trước thời điểm giao nhận hàng hóa.
- Xác minh về thanh toán, bao gồm đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch, số lần thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán, và chứng từ thanh toán.
- Xác minh về xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan và vận đơn.
Thứ hai, kiểm tra lại thông tin hóa đơn, nhờ đó có thể tránh được những rủi ro và có phương án xử lý kịp thời.
- Đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể kiểm tra tính minh bạch, hợp lý, hợp pháp của các thông tin trên hóa đơn tại website của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử (địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn) và phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
- Đối với hóa đơn giấy trước đây, khi tiếp nhận hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng hóa đơn đó.
Thứ ba, tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu vào có thuộc doanh nghiệp nợ thuế, có nằm trong danh sách doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế mà cơ quan thuế để ý hay không… thông qua website https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt.
Tuy nhiên, cũng nên chú ý rằng quá trình tra cứu thông tin hiện vẫn còn nhiều hạn chế như việc phải tải từng trang danh sách với thông tin phân tán không liền mạch hay phải điền thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn gây bất tiện. Hơn nữa, có những trường hợp doanh nghiệp nằm trong danh sách doanh nghiệp bỏ trốn nhưng được xác minh lại là không phải, được ra khỏi danh sách hoặc ngược lại, tại thời điểm người mua tra cứu thì người bán vẫn đang hoạt động nhưng khi thuế kiểm tra thì lại bỏ trốn.
Kết luận
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn là bước cải cách quan trọng trong hệ thống thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý và tính chính xác của thông tin, các biện pháp giảm thiểu rủi ro là cần thiết. Home Casta cung cấp giải pháp TikTak Pos , hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Với cam kết hỗ trợ kỹ thuật 24/7, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường nâng cao hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
