Sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0. Vì vậy, các giải pháp quản lý hóa đơn điện tử ngày càng được quan tâm và phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ mang đến 5 giải pháp quản lý hóa đơn điện tử an toàn và tiện dụng nhất hiện nay.
Lợi Ích Của Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử được trao đổi qua rất nhiều nguồn (email, Zalo, Google Drive, các phần mềm kế toán,…) khiến dữ liệu của chúng thiếu nhất quán, khó tra cứu, mất thời gian nhập liệu thủ công và tạo ra sai sót. Vì vậy, quản lý hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu khi doanh nghiệp sử dụng dạng hóa đơn này.
Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp như:
- Dễ dàng báo cáo với cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử được quản lý tốt sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian nộp hóa đơn cũng như chi phí cho các thủ tục hành chính của cơ quan thuế. Đồng thời tránh việc nộp chậm/không nộp hóa đơn dẫn đến bị xử phạt.
- Dễ dàng tra soát, hạch toán và tìm kiếm hóa đơn: Quản lý tốt sẽ rút ngắn thời gian thao tác trên hóa đơn, theo dõi tính hợp lệ và tìm kiếm các sai sót trên hóa đơn, giúp sửa đổi nhanh chóng và hạn chế gây tổn thất cho công ty.
- Tăng cơ hội cạnh tranh: Điều này cũng thúc đẩy doanh nghiệp đổi mới để thích nghi nhanh với các điều kiện kinh doanh thay đổi không ngừng hiện nay, tăng cơ hội cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
5 Giải Pháp Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
Theo sự phát triển của công nghệ hiện nay, các giải pháp quản lý hóa đơn điện tử cũng ngày càng được đổi mới và phong phú hơn. Dưới đây là 5 giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến nhất:
Giải Pháp 1: Lập Email Mới Để Nhận/Gửi Hóa Đơn Điện Tử
Thay vì dùng email chung cho nhiều loại công việc, các doanh nghiệp có thể tạo một email riêng cho việc trao đổi hóa đơn điện tử với khách hàng, đối tác.
Ưu điểm:
- Dễ quản lý và phân loại hóa đơn điện tử, không bị sót hóa đơn và giảm khả năng nhầm lẫn với các email cho các công việc khác.
- Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về hóa đơn điện tử để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.
Nhược điểm:
- Tính chuyên nghiệp không cao, tốn thời gian chứng thực khi khách hàng yêu cầu.
- Có tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị mất hoặc bị khóa.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán nên dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải Pháp 2: In Email Hóa Đơn Điện Tử Để Lưu Trữ
Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập/nhận từ nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể in hóa đơn trực tiếp ra giấy để lưu trữ và quản lý thủ công. Dữ liệu về hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ cả ở email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
- Không cần tạo email mới để trao đổi hóa đơn với khách hàng, đối tác.
- Hạn chế nguy cơ mất dữ liệu khi có vấn đề về email do dữ liệu còn được lưu trữ ở dạng chứng từ giấy.
- Thực hiện đơn giản, thuận tiện, không tốn nhiều thời gian.
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy và chi phí in ấn, lưu trữ.
- Khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hóa đơn.
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải Pháp 3: Lưu Ảnh Của Email Hóa Đơn Điện Tử Trên Máy Tính
Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập/nhận từ nhà cung cấp, một số doanh nghiệp thường lưu ảnh hóa đơn vào thư mục riêng trên máy tính của kế toán để tiện cho việc theo dõi. Các hóa đơn thường được lưu trữ theo ngày/tháng/năm, nhà cung cấp, số hóa đơn,…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ/siêu nhỏ, ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ,…
Nhược điểm:
- Không thể thực hiện các thao tác trên nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Tốn thời gian, quy trình rườm rà.
- Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu.
- Kiểm tra hóa đơn bằng mắt dễ gây sai sót.
- Tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn khi máy tính lưu trữ gặp sự cố.
- Kế toán vẫn phải hạch toán và sao kê thủ công lên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót khi nhập liệu.
Giải Pháp 4: Lập File Excel Liệt Kê Các Email Hóa Đơn Điện Tử Đi/Đến
Excel là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi quản lý hóa đơn và các công việc khác. Sau khi nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán của doanh nghiệp có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, kế toán thực hiện nhập dữ liệu từ excel lên phần mềm kế toán và kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với nghiệp vụ của đa số kế toán.
- Dễ dàng tra cứu, phân loại hóa đơn điện tử theo nhà cung cấp, ngày mua, loại hàng hóa, dịch vụ,…
- Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Nhược điểm:
- Nhập liệu thủ công hóa đơn điện tử từ email vào bảng tính và từ bảng tính vào phần mềm kế toán dễ xuất hiện sai sót, thừa/thiếu hóa đơn.
- Với các doanh nghiệp quy mô lớn: tốn thời gian do số lượng hóa đơn nhiều và phát sinh thường xuyên.
- Khó khăn trong tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính, tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin và tiềm ẩn nguy cơ không thống nhất dữ liệu giữa các nguồn lưu trữ.
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
Giải Pháp 5: Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử giúp khắc phục hầu hết các hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử nói trên và là hình thức quản lý tối ưu nhất hiện nay.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email, thời gian đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng phương pháp thủ công.
- Hạn chế được sai sót trong quá trình kế toán nhập liệu thủ công.
- Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào được kiểm tra một cách tự động: kiểm tra thông tin của doanh nghiệp, của hóa đơn, chữ ký số trong hóa đơn,…
- Được cập nhật tự động, thường xuyên. Dữ liệu được đồng bộ với phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng.
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, giải pháp quản lý hóa đơn điện tử uy tín, có công nghệ hiện đại, nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần. Home Casta tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ mà mọi doanh nghiệp cần.
