Hóa Đơn Chuyển Đổi Là Gì? Quy Định Về Hóa Đơn Chuyển Đổi

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử để tiến hành các giao dịch. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy là cần thiết. Do đó, một thao tác cần thực hiện đó là chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Hóa đơn đó được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tuy nhiên, rất nhiều người chưa hiểu rõ về hóa đơn chuyển đổi cũng như quy định của pháp luật về loại hóa đơn này. Trong nội dung bài viết sau đây, hãy cùng Luật Minh Khuê tìm hiểu nhé.

1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ký số, ký điện tử theo quy định tại nghị định này bằng phương tiện điện tử, gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu về cơ quan thuế.

2. Các Loại Hóa Đơn Điện Tử

Hiện nay, theo quy định của pháp luật hiện hành, có các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác: Gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

3. Hóa Đơn Giấy Là Gì?

• Hóa đơn giấy là chứng từ kế toán được thể hiện bằng văn bản giấy do tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng lập và theo dõi, ghi nhận thông tin giao dịch.

4. Hóa Đơn Chuyển Đổi Là Gì?

• Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà hóa đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy, đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

5. Tác Dụng Của Hóa Đơn Chuyển Đổi

• Chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa: Khi vận chuyển hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi giúp chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa. Việc này cần tuân thủ các nguyên tắc, có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán hàng.
• Lưu trữ chứng từ kế toán: Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.

6. Điều Kiện Thực Hiện Chuyển Đổi Hóa Đơn

• Nội dung đầy đủ: Hóa đơn giấy phải thể hiện được đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Điều này yêu cầu người xuất hóa đơn cần in đầy đủ nội dung hóa đơn ra cùng một mặt giấy khi thực hiện chuyển đổi.
• Chữ ký và họ tên: Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
• Ký hiệu riêng: Hóa đơn chuyển đổi cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

7. Phân Biệt Hóa Đơn Điện Tử Chuyển Đổi Và Hóa Đơn Giấy

 

Tiêu chí phân biệt	Hóa đơn điện tử chuyển đổi	Hóa đơn giấy
Mẫu	Số liên quan của hóa đơn điện tử chuyển đổi: 0	Số liên quan hóa đơn giấy là số trong khoảng từ 2 đến 9
Số seri	Ký hiệu HM/17E	Ký hiệu khi đặt in là P, ký hiệu khi tự in là T
Chữ ký	Có ký hiệu riêng để xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi	Chữ ký tay của người lập
Hình thức	Phía trên ghi rõ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện	Dựa trên mẫu của đơn đặt in hoặc mẫu hóa đơn đăng ký do mình phát hành

 

8. Một Số Câu Hỏi Liên Quan Đến Việc Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy

Câu 1: Khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần ký, đóng dấu không?

• Trả lời: Việc ký hay đóng dấu mang ý nghĩa xác nhận, đảm bảo cho các nhu cầu và chức năng sử dụng của hóa đơn giấy. Hóa đơn giấy chỉ có tác dụng lưu giữ để quản lý, khai thác với thông tin được hóa đơn điện tử xác lập, do đó, khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không cần chữ ký và dấu.

Câu 2: In hóa đơn điện tử chuyển đổi như thế nào?

• Trả lời: Có hai cách giúp bạn in hóa đơn điện tử chuyển đổi
  • Cách 1:
    • Bước 1: Bên bán xuất bản file điện tử của hóa đơn điện tử khi thực hiện bán hàng. Lưu file về máy tính theo định dạng pdf.
    • Bước 2: In file đã lưu.
    • Bước 3: Ký tên và ghi rõ họ tên người tiến hành quá trình chuyển đổi hóa đơn.
  • Cách 2: Sử dụng phần mềm MobiFone Invoice
    • Bước 1: Đăng nhập vào MobiFone Invoice, tên đăng nhập và mật khẩu được gửi qua mail khi doanh nghiệp đăng ký thành công tài khoản trên M – Invoice.
    • Bước 2: Kết nối máy in với máy tính.
    • Bước 3: Chọn hóa đơn cần in, trên thanh công cụ chọn chức năng in chuyển đổi.
    • Bước 4: Ký và ghi rõ họ tên.

Câu 3: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

• Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ. Căn cứ khoản 3 Điều 10 Nghị định 119/2018 NĐ-CP quy định: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.”

Câu 4: Hóa đơn chuyển đổi hợp lệ là như thế nào?

• Trả lời: Hóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số dựa trên nguyên tắc nội dung hóa đơn giấy phải trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một quy trình quan trọng giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và đảm bảo lưu trữ chứng từ kế toán một cách hiệu quả.