Chữ ký số là một trong những yếu tố xác thực và là điều kiện làm nên tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không có chữ ký số vẫn được coi là hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những quy định của pháp luật về chữ ký số của người mua, người bán và những trường hợp cụ thể không nhất thiết cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
1. Quy Định Về Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử thường có hai loại chữ ký số của hai chủ thể tham gia giao dịch là chữ ký số của người mua và người bán. Để đảm bảo tính pháp lý của nội dung trên hóa đơn điện tử, pháp luật Việt Nam đã có những quy định cụ thể về hai loại chữ ký này.
1.1. Quy Định Về Chữ Ký Số Của Người Mua
Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định nội dung của hóa đơn điện tử cần bao gồm:
- “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.
Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cũng chỉ rõ:
- “Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên”.
Như vậy, pháp luật quy định trên hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận cần ký và trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã quy định:
- “Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử”.
Pháp luật quy định hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có chữ ký số của người mua (trừ một số trường hợp đặc biệt).
1.2. Hóa Đơn Điện Tử Không Có Chữ Ký Số Của Người Bán Có Hợp Pháp?
Đối với chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử, Khoản 7 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
- “Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền”.
Như vậy, trên hóa đơn điện tử thông thường sẽ cần có chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, pháp luật quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết cần có chữ ký số của người bán/người mua hoặc cả người bán và người mua. Thông tin cụ thể về nội dung này sẽ được cập nhật chi tiết trong mục tiếp theo của bài viết.
2. Những Trường Hợp Không Nhất Thiết Cần Có Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử
Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về quy định hóa đơn, chứng từ, những trường hợp không nhất thiết cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cụ thể là trong bốn trường hợp dưới đây:
2.1. Đối Với Hóa Đơn Điện Tử Của Cơ Quan Thuế
Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử được cấp bởi cơ quan thuế như sau:
- “Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua”.
2.2. Đối Với Hóa Đơn Điện Tử Bán Hàng
Hóa đơn bán hàng – loại hóa đơn điện tử phổ biến trong đời sống thường ngày có quy định về chữ ký số tùy vào từng loại hình kinh doanh dịch vụ:
- “Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng”.
2.3. Đối Với Hóa Đơn Điện Tử Là Tem, Vé, Thẻ
Trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, chữ ký số được quy định:
- “Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng”.
2.4. Đối Với Chứng Từ Điện Tử Dịch Vụ Vận Tải Hàng Không
Dịch vụ vận tải hàng không cũng là một trong số những trường hợp không cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- “Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá”.
