Thông tư 78/2021 đã đưa ra nhiều quy định mới về hóa đơn, trong đó có quy định xử lý hóa đơn sai sót. Với hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua, kế toán cần thực hiện biện pháp xử lý nào cho đúng quy định?
Hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời để tránh các rắc rối pháp lý và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua theo quy định của Thông tư 78/2021.
1. Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua
Thông tư 78/2021 được ban hành nhằm hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử. Với hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin địa chỉ người mua sẽ phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây.
1.1. HĐĐT có mã chưa gửi cho người mua
Theo quy định Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho người mua nhưng có sai sót như sau:
“Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế”.
Theo đó, doanh nghiệp có thể giải quyết trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ và có mã chưa gửi cho người mua bằng cách thực hiện các bước sau đây:
- Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác.
- Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
1.2. HĐĐT có mã hoặc không có mã, đã gửi cho người mua
Để giải quyết trường hợp này, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau đây theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử bị lập sai như sau:
“Khi người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót, người bán sẽ thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập sai sót và lập hoá đơn điện tử mới. Sau đó, người bán sẽ ký số trên hoá đơn mới và gửi cơ quan thuế để được cấp mã hoá đơn mới để gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử đã có mã sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Theo đó, bên lập hoá đơn sẽ thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác.
- Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
1.3. HĐĐT có mã hoặc không có mã, bị cơ quan thuế phát hiện sai sót
Đối với trường hợp này, việc giải quyết được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót.
- Bước 2: Người bán sẽ lập thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA trong thời hạn mà cơ quan thuế thông báo về việc kiểm tra hoá đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Bước 3: Trong trường hợp vượt quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo, cơ quan thuế sẽ xem xét và chuyển sang trường hợp kiểm tra về việc sử dụng hoá đơn điện tử.
2. Nội dung chính Thông tư 78/2021
Ngoài nội dung hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai thông tin, Thông tư 78/2021/TT-BTC còn có 6 nội dung khác đáng chú ý về hóa đơn điện tử.
2.1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có quyền ủy nhiệm bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử ủy nhiệm cần đáp ứng đủ các yêu cầu về thông tin liên quan đến bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2.2. Giải thích ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
- Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự thể hiện thông tin về loại hóa đơn điện tử, năm lập hóa đơn, và mã cơ quan thuế.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là các con số tự nhiên từ 1 đến 6 phản ánh loại hóa đơn điện tử.
2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
- Đối với dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa 2 bên kèm bảng kê và chứng từ xác nhận.
- Đối với dịch vụ ngân hàng phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và liên quan đến bên thứ 3 cần có thời gian đối soát thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên.
2.4. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, với nội dung cụ thể như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua (nếu có), tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
- Đối tượng áp dụng là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.
2.5. Các văn bản về hóa đơn, chứng từ không còn hiệu lực từ 01/07/2022
- Thông tư cũng cung cấp danh sách gồm 14 văn bản đã hết hiệu lực, bao gồm Nghị định và Thông tư về quy định hóa đơn và chứng từ dưới đây:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Quyết định 30/2001/QĐ-BTC
- Thông tư 191/2010/TT-BTC
- Thông tư 32/2011/TT-BTC
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
- Quyết định 1209/QĐ-BTC
- Quyết định 526/QĐ-BTC
- Quyết định 2660/QĐ-BTC
- Thông tư 303/2016/TT-BTC
- Thông tư 37/2017/TT-BTC
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Thông tư 88/2020/TT-BTC
3. Nội dung trên hóa đơn điện tử
Ngoài thông tin về địa chỉ người mua, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử cũng cần được ghi chính xác theo quy định.
Theo Khoản 7, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, các nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trên đây là nội dung hướng dẫn “Xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua” cũng như những thông tin mới trong Thông tư 78/2021 dành cho kế toán.
