Hiện nay, hộ kinh doanh là một trong những đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Do đó, việc nắm được các thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là điều cần thiết mang tính tất yếu để có thể tiến hành kinh doanh trên thị trường một cách hợp pháp và thuận lợi hơn. Dưới đây là quy định và hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
1. Quy Định Pháp Luật Về Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh nói chung và hộ kinh doanh nói riêng bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường Hợp Hộ Kinh Doanh Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Trường Hợp Hộ Kinh Doanh Chưa Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
- Không có hệ thống phần mềm kế toán.
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Lưu Ý Về Thời Gian 12 Tháng
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: 12 tháng tính từ 01/07/2022.
- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2. Hình Thức Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Hộ Kinh Doanh
Hình Thức Hóa Đơn Điện Tử
Dựa vào từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các loại hóa đơn điện tử như sau:
- Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán: Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Điện Tử
- Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: Ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán: Khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh.
Thủ Tục Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Tùy thuộc vào phương pháp khai thuế, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các mẫu đăng ký sau đây:
- Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua T-VAN.
- Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán: Mẫu số 06/ĐN-PSĐT bằng hình thức đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.
3. Hướng Dẫn Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh
Dưới đây là hướng dẫn quy trình đăng ký hóa đơn điện tử dành cho 2 trường hợp: hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán/theo từng lần phát sinh.
3.1. Đối Với Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế Theo Phương Pháp Kê Khai
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có thiết bị kết nối Internet.
- Có địa chỉ thư điện tử.
- Có sử dụng chữ ký số theo thông tin mã số thuế.
- Có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Đối với hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện khó khăn và đặc biệt khó khăn: Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống. Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký, Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế sẽ gửi email thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Sau khi được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu để đăng nhập.
3.2. Đối Với Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế Theo Phương Pháp Khoán Hoặc Theo Từng Lần Phát Sinh
Cách đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh sẽ phụ thuộc vào địa điểm nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh:
- Đối với hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.
Ngoài ra, để hỗ trợ các hộ kinh doanh, VNPT đã cho ra đời hệ sinh thái số VNPT HKD – phần mềm tích hợp hỗ trợ hộ kinh doanh trong lĩnh vực hóa đơn điện tử cùng nhiều tiện ích khác như thuế điện tử, nghiệp vụ kế toán. Khi sử dụng VNPT HKD, việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử sẽ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
Kết Luận
Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử là rất quan trọng đối với các hộ kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để giúp hộ kinh doanh hiểu rõ hơn về quy định và hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử, từ đó hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả và hợp pháp.
