Doanh nghiệp và đơn vị sử dụng hóa đơn, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, đều phải tuân thủ quy định của pháp luật về việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Vậy hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu thì được hủy? Nếu vi phạm thời gian lưu trữ, mức phạt sẽ như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được lập theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa Đơn Điện Tử Được Lưu Trữ Bao Lâu?
Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, hóa đơn điện tử đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc lưu trữ hóa đơn không chỉ phục vụ cho việc hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp có căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể phát sinh trong tương lai.
Thời Gian Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Theo Khoản 3, Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Hóa đơn điện tử phải in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được coi là một loại chứng từ kế toán và phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Cụ Thể:
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Áp dụng với các hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bao gồm các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Lưu trữ vĩnh viễn: Áp dụng với các hóa đơn điện tử có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định.
3. Điều Kiện Bảo Quản Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Khác
Bên cạnh điều kiện về thời gian lưu trữ, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện khác gồm:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn phải in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Hóa đơn phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
4. Mức Phạt Vi Phạm Về Thời Gian Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Trường hợp doanh nghiệp không lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định, làm mất, hỏng hóa đơn trong quá trình lưu trữ sẽ bị xử phạt hành chính tùy vào từng trường hợp cụ thể.
Căn Cứ Theo Điều 26, Nghị Định 125/2020/NĐ-CP:
- Phạt cảnh cáo:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:
- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:
- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:
- Áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.
Như vậy, việc lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lưu trữ theo thời gian quy định và đảm bảo an toàn, toàn vẹn về thông tin. Trường hợp làm mất hoặc hỏng hóa đơn điện tử trong thời gian lưu trữ mà không khai báo kịp thời hoặc cố tình không khai báo sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể.
