Khi sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp và cá nhân thắc mắc liệu ngày ký và ngày lập hóa đơn có thể khác nhau hay không, và điều này có ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn không. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi này.
1. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Xác Định Như Thế Nào?
- Theo Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.
- Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Là hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành, được sử dụng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Thời Điểm Lập Hóa Đơn Trong Các Trường Hợp Cụ Thể
- Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, cũng không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền.
- Giao hàng nhiều lần hoặc từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
- Các trường hợp đặc biệt: Như dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, logistics, và các dịch vụ liên quan, thời điểm lập hóa đơn có thể là khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không quá 07 ngày hoặc 2 tháng (tùy theo loại dịch vụ) kể từ tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ.
2. Ngày Ký và Ngày Lập Hóa Đơn Điện Tử Khác Nhau Có Hợp Lệ Không?
Thời Điểm Lập Hóa Đơn Theo Quy Định
- Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, theo quy định tại khoản 8 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn có thể thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
Thời Điểm Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử
- Thời điểm ký số là khi người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, cũng được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xem là ngày giao dịch có hiệu lực, là mốc để xác định việc mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên có hiệu lực pháp lý.
Hóa Đơn Có Ngày Lập và Ngày Ký Khác Nhau Vẫn Hợp Lệ
- Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số có thể khác nhau. Người bán kê khai thuế theo ngày lập hóa đơn, còn người mua kê khai theo thời điểm nhận hóa đơn đã có đầy đủ nội dung.
- Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn hợp lệ nếu đảm bảo nguyên tắc lập hóa đơn trùng với thời điểm bàn giao hoặc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ.
Các Quy Định Liên Quan
- Thời điểm khai thuế: Là thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng.
- Thời điểm hạch toán: Đối với bên bán, thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc lập hóa đơn; đối với bên mua, là lúc ghi nhận chi phí.
- Quy định lập hóa đơn chờ ký: Doanh nghiệp có thể lập nhiều hóa đơn chờ ký nhưng phải ký số trên tất cả các hóa đơn trước khi phát hành. Hóa đơn chờ ký phải đảm bảo thời gian lập và ký không chênh lệch quá nhiều, tránh trường hợp ngày lập hóa đơn sau nhưng số thứ tự hóa đơn lại nhỏ hơn những hóa đơn trước đó.
Kết Luận
Như vậy, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ nếu tuân thủ đầy đủ các quy định về thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số. Việc hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp và cá nhân tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh.
