Hóa đơn điện tử đã trở thành phần tất yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay. Việc sử dụng và kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ là rất quan trọng để đảm bảo tính pháp lý, tránh các rủi ro không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Dưới đây là 5 bước cơ bản để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ.
BƯỚC 1: TRUY CẬP CỔNG THÔNG TIN TỔNG CỤC THUẾ
- Mở trình duyệt web và truy cập vào website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://www.gdt.gov.vn.
- Tại trang chủ, chọn mục “Hóa đơn điện tử” hoặc bạn có thể vào trực tiếp phần tra cứu hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Cách truy cập nhanh:
- Nhập chính xác URL của Cổng thông tin.
- Kiểm tra đường truyền internet ổn định để quá trình tra cứu không bị gián đoạn.
BƯỚC 2: LỰA CHỌN PHƯƠNG THỨC TÌM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HỢP LỆ
- Sau khi truy cập vào trang tra cứu hóa đơn điện tử, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để tra cứu.
- Tại đây, bạn có thể chọn “Xem hóa đơn” hoặc “Xem thông tin về hóa đơn” để kiểm tra thông tin cần thiết.
Loại hóa đơn cần tra cứu:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn phổ biến nhất trong các doanh nghiệp.
- Hóa đơn bán hàng: Dùng trong các giao dịch thương mại.
- Hóa đơn khác: Gồm các loại hóa đơn xuất kho, hóa đơn dịch vụ.
BƯỚC 3: NHẬP THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐỂ TÌM KIẾM
Để tìm kiếm thông tin hóa đơn, bạn cần nhập các thông tin sau:
- Mã số thuế của người xuất hóa đơn: Mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân phát hành hóa đơn.
- Mã số thuế của người mua (nếu có): Nếu hóa đơn có thông tin về người mua, bạn cũng cần nhập để kiểm tra tính xác thực.
- Số hóa đơn: Đây là thông tin bắt buộc để hệ thống xác định chính xác hóa đơn bạn muốn tra cứu.
- Ngày lập hóa đơn: Thông tin ngày phát hành giúp hệ thống đối chiếu thời gian phát hành hóa đơn với dữ liệu lưu trữ.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc “Tra cứu” để hệ thống xử lý yêu cầu.
BƯỚC 4: KIỂM TRA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HỢP LỆ
Sau khi tìm kiếm, kết quả sẽ hiển thị các thông tin quan trọng về hóa đơn bao gồm:
- Thông tin người bán: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh.
- Thông tin người mua: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ (nếu có).
- Thông tin hóa đơn: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tổng giá trị thanh toán, số tiền thuế giá trị gia tăng (VAT), mã tra cứu hóa đơn.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.
Đối chiếu thông tin:
- Hãy so sánh thông tin hiển thị với các giấy tờ, dữ liệu mà bạn đã có từ phía người bán hoặc thông tin thanh toán trước đó.
- Đảm bảo tất cả các thông tin trên hóa đơn trùng khớp với thông tin gốc.
BƯỚC 5: XÁC NHẬN TÍNH HỢP LỆ CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Sau khi đã kiểm tra thông tin, bạn cần lưu ý các yếu tố quan trọng sau để xác nhận tính hợp lệ:
- Trạng thái thanh toán: Hóa đơn cần phải có trạng thái “Hợp lệ” hoặc “Đã xác minh” trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Nếu trạng thái là “Không hợp lệ” hoặc “Đang chờ xử lý”, bạn nên liên hệ ngay với người lập hóa đơn hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ giải quyết.
- Kiểm tra tính xác thực của dữ liệu: Đảm bảo rằng không có bất kỳ sự thay đổi nào đối với dữ liệu hóa đơn sau khi hóa đơn được phát hành.
- Xác thực chữ ký số: Hóa đơn hợp lệ cần có chữ ký số của người lập hóa đơn. Chữ ký số này phải được xác thực và chứng minh hợp lệ.
Lưu ý quan trọng:
- Kiểm tra hóa đơn điện tử phải tuân theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
- Hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa có thuế giá trị gia tăng), tổng giá trị thanh toán sau thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn: Ngày phát hành hóa đơn.
- Mã cơ quan thuế: Phải có mã xác thực của cơ quan thuế để đảm bảo hóa đơn đã được phê duyệt.
KẾT LUẬN
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Việc này giúp tránh các sai sót không đáng có và bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán. Bằng cách tuân theo 5 bước kiểm tra trên, bạn sẽ dễ dàng xác định được hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử hiện hành.
Hãy luôn chú ý đến các yêu cầu về hóa đơn điện tử để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp của bạn!
