Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết và giúp kế toán mới hiểu rõ hơn các quy định liên quan đến chuyển đổi hóa đơn chứng từ giấy.
1. Căn Cứ Pháp Lý và Trường Hợp Cần Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử
Không phải ai cũng nắm được cách chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn chứng từ giấy. Việc chuyển đổi cần thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành để hoạt động kinh doanh được thuận lợi và giấy tờ được công nhận một cách hợp pháp.
1.1. Căn Cứ Pháp Lý về Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử
Trước đây, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT), chứng từ điện tử (CTĐT) được thực hiện theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020, Thông tư số 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, và căn cứ pháp lý hiện tại gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
1.2. Trường Hợp Cần Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử
Kể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng HĐĐT và CTĐT trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc xuất trình hóa đơn, chứng từ dưới dạng giấy vẫn là yêu cầu cần thiết.
Các trường hợp cụ thể bao gồm:
- Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy thu thuế.
- Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ phục vụ cho việc bán hàng.
- Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.
2. Quy Trình Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử Sang Hóa Đơn, Chứng Từ Giấy
Việc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy cần đảm bảo đúng nguyên tắc bảo toàn về nội dung hóa đơn, chứng từ, đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
2.1. Chuyển Đổi Từng Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy, Chứng Từ Giấy
Để chuyển đổi từng HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy, kế toán thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi
- Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Tại mục hóa đơn điện tử đã phát hành (hoặc các mục chi tiết khác), chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
- Sau khi chọn hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi, kế toán bấm chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF. Thông tin người thực hiện chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.
- Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi
- Nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Tiếp theo, kế toán có thể nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần.
2.2. Chuyển Đổi Hàng Loạt Hóa Đơn Điện Tử, Chứng Từ Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy, Chứng Từ Giấy
Các bước chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy tương tự như chuyển đổi từng hóa đơn, chứng từ, nhưng ở bước 1 thay vì chọn một HĐĐT, CTĐT thì kế toán tích chọn hàng loạt các hóa đơn chứng từ cần chuyển đổi.
Cụ thể các bước như sau:
- Bước 1: Lựa chọn hàng loạt các HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi
- Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử, hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Chọn mục hóa đơn đã phát hành (hoặc các mục chi tiết khác), nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn chuyển thành hóa đơn giấy hàng loạt. Thiết lập các điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử cần chuyển thành hóa đơn giấy, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
- Sau khi chọn thành công các HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi, bấm chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF.
- Bước 3: Nhấn chọn mục in chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
- Sau khi chuyển hàng loạt HĐĐT, CTĐT sang file PDF, kế toán nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Ngoài ra, kế toán có thể lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần bằng cách nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn để lưu trên máy tính.
3. Tính Pháp Lý của Hóa Đơn Giấy, Chứng Từ Giấy Chuyển Đổi
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.”
Như vậy, hóa đơn giấy, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chỉ có giá trị lưu giữ, ghi sổ theo dõi mà không có hiệu lực về mặt giao dịch, thanh toán. Kế toán cần đặc biệt lưu ý vấn đề tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ chuyển đổi trong hoạt động nghiệp vụ của mình.
Một Số Lưu Ý Khác
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có đủ năng lực và kinh nghiệm. Home Casta đảm bảo là đơn vị hàng đầu, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Cung cấp đầy đủ thông tin chính xác cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung HĐĐT, CTĐT sau khi chuyển đổi.
Trên đây là hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy và những lưu ý cho kế toán. Quá trình chuyển đổi cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp lệ, tránh gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
