Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Một câu hỏi thường gặp từ các hộ kinh doanh và công ty là liệu hóa đơn điện tử có được xuất gộp hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này và cung cấp thông tin liên quan.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một khái niệm không còn xa lạ trong lĩnh vực kinh doanh hiện đại. Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức có mã số thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nó được lưu trữ trên máy tính của cả bên mua và bên bán theo các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, và các loại hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, v.v. Hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế.
Một số nguyên tắc cơ bản của hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử phải được xác định số theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian.
- Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Căn cứ pháp lý về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Để hiểu rõ hơn về việc xuất hóa đơn điện tử, chúng ta cần nắm vững các căn cứ pháp lý liên quan. Một số quy định pháp luật về hóa đơn điện tử bao gồm:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC: Hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Những văn bản pháp luật này cung cấp nền tảng cho việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm cả các quy định về việc xuất gộp hóa đơn.
3. Có thể xuất gộp hóa đơn điện tử hay không?
Xuất gộp hóa đơn điện tử là việc lập một hóa đơn tổng hợp cho nhiều giao dịch phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định, thay vì lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch. Vậy liệu việc này có được phép hay không? Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và dịch vụ mà bạn đang cung cấp.
Dưới đây là các trường hợp được phép xuất gộp hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành:
(1) Dịch vụ viễn thông
Các cơ sở kinh doanh dịch vụ viễn thông, bao gồm dịch vụ GTGT, được phép xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng đối với các dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế (MST).
(2) Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm
Các dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, cũng như các dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của các đơn vị phân phối điện có thể xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng, căn cứ vào tổng doanh thu phát sinh.
(3) Bán lẻ và dịch vụ ăn uống
Các cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống, đặc biệt là những cơ sở hoạt động theo mô hình hệ thống cửa hàng, cũng được phép xuất gộp hóa đơn dựa trên tổng hợp thông tin từ các Phiếu tính tiền trong ngày.
Kết luận
Như vậy, việc xuất gộp hóa đơn điện tử được phép thực hiện trong một số trường hợp cụ thể như cung cấp dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, và các cơ sở bán lẻ, dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên, đối với các đơn vị không thuộc các trường hợp nêu trên, việc xuất gộp hóa đơn điện tử là không được phép. Việc tuân thủ quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
