Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp đang ngày càng ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Một trong những câu hỏi thường gặp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử là liệu hóa đơn điện tử khi in ra giấy có cần phải đóng dấu hay không. Đây là mối quan tâm quan trọng, đặc biệt trong việc đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy trình hạch toán của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc này và cung cấp thông tin chi tiết về các quy định liên quan.
1. Quy Định Pháp Lý Về Hóa Đơn Điện Tử In Ra Giấy
Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?
Hiện tại, theo các quy định pháp luật hiện hành, cụ thể là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không có quy định nào bắt buộc việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử sau khi in ra giấy. Nghị định này quy định rằng hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, và không yêu cầu doanh nghiệp phải đóng dấu lên bản in của hóa đơn điện tử.
Vai trò của hóa đơn điện tử in ra giấy
Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được sử dụng để lưu giữ, ghi sổ và theo dõi các giao dịch. Nó không có giá trị pháp lý để thực hiện các giao dịch thanh toán. Do đó, việc đóng dấu lên hóa đơn in ra giấy là không cần thiết và không được yêu cầu theo quy định hiện hành. Điều này giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
2. Điều Kiện Và Quy Trình Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, điều kiện quan trọng nhất là nội dung của hóa đơn giấy phải khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc. Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức như tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên và mã số thuế của người bán và người mua, danh mục hàng hóa, dịch vụ, chữ ký của người bán, thời điểm lập hóa đơn, và các thông tin khác liên quan.
Quy trình in hóa đơn điện tử ra giấy
Mặc dù việc in hóa đơn điện tử ra giấy không bắt buộc, nhưng để đáp ứng yêu cầu về lưu trữ và tiện lợi trong quản lý, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn in hóa đơn điện tử ra giấy. Quy trình in này thường được thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Dưới đây là các bước cơ bản:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in.
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi.
- Bước 4: Phần mềm kết nối với máy in và tiến hành in hóa đơn điện tử ra giấy.
Việc in hóa đơn ra giấy giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, lưu trữ, và phục vụ cho các mục đích nội bộ hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
3. Những Lưu Ý Khi Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ cơ sở dữ liệu để phục vụ cho các hoạt động kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác. Trong suốt thời gian này, hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ dưới dạng điện tử, sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử in ra giấy trong trường hợp cần thiết
Mặc dù hóa đơn điện tử không nhất thiết phải in ra giấy, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt như thanh tra, kiểm toán hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp có thể cần phải in hóa đơn điện tử ra giấy. Việc này nhằm đảm bảo quá trình kiểm tra, đối chiếu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ. Khi in ra giấy, doanh nghiệp không cần phải đóng dấu nhưng cần đảm bảo nội dung của bản in khớp với hóa đơn điện tử gốc.
Kết Luận
Như vậy, việc đóng dấu lên hóa đơn điện tử in ra giấy là không bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ cần đáp ứng các tiêu chuẩn về nội dung khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc và được sử dụng chủ yếu để lưu trữ, ghi sổ. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để đảm bảo quy trình hạch toán, lưu trữ và xử lý hóa đơn được thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí trong quản lý.
Việc hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy trình liên quan, tránh các sai sót không đáng có, đồng thời tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
