Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp nhờ tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp và kế toán vẫn còn băn khoăn về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, đặc biệt là trường hợp hóa đơn không có dấu tích xanh. Vậy hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và giải đáp thắc mắc này.
1. Thế Nào Là Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ?
Điều Kiện Của Hóa Đơn Điện Tử Hợp Pháp
Theo Khoản 3 Điều 3, Thông tư số 32 của Bộ Tài Chính, một hóa đơn điện tử được xem là hợp pháp khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Tính toàn vẹn của thông tin: Thông tin trên hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn từ khi tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là thông tin không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hoặc hiển thị.
- Truy cập và sử dụng được: Tất cả thông tin trên hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết.
Các Tiêu Chí Cơ Bản Của Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ
Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Thông tin trên hóa đơn: Bao gồm mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu.
- Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ: Gồm số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
- Chữ ký và con dấu: Cần có chữ ký và con dấu của người bán.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử cần có thêm các yếu tố sau để đảm bảo tính hợp lệ:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu số seri.
- Chữ ký điện tử của đơn vị.
- Định dạng XML và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
2. Hóa Đơn Điện Tử Không Có Dấu Tích Xanh Có Hợp Lệ Không?
Dấu Tích Xanh Trên Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?
Dấu tích xanh trên hóa đơn điện tử thể hiện việc hóa đơn đã được ký bằng phần mềm chữ ký số của đơn vị bán hàng. Theo quy định tại Nghị định 119 của Chính phủ, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các điều kiện về chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
Hóa Đơn Không Có Dấu Tích Xanh Có Hợp Lệ Không?
Trường hợp hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh, hóa đơn đó không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tính hợp lệ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong một số tình huống nhất định, hóa đơn này vẫn có thể được chấp nhận nếu kèm theo một số biện pháp bổ sung khác.
3. Cách Khắc Phục Khi Hóa Đơn Điện Tử Không Có Dấu Tích Xanh
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh, có thể khắc phục bằng cách sau:
Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Có Dấu Tích Xanh
Dưới đây là các bước thực hiện:
- Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử: Đăng nhập vào trang hóa đơn điện tử chính thức của doanh nghiệp.
- Chọn “Chuyển đổi”: Tại màn hình chính, chọn “chuyển đổi” và sau đó chọn hóa đơn cần in.
- In hóa đơn: Chọn các thông số theo hướng dẫn và nhấn “in” để in hóa đơn ra giấy.
- Ký và đóng dấu: Sau khi in, đại diện doanh nghiệp phải ký và đóng dấu lên hóa đơn để hóa đơn có hiệu lực pháp lý.
Lưu Ý Khi In Hóa Đơn Điện Tử Có Dấu Tích Xanh
- Chỉ chuyển đổi một lần: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện một lần duy nhất.
- Đầy đủ nội dung: Bản in hóa đơn cần có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Ghi chú và ký tên: Bản in phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, kèm chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, và thời gian chuyển đổi.
4. Kết Luận: Hóa Đơn Điện Tử Không Có Dấu Tích Xanh Có Hợp Lệ Không?
Tóm lại, hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh thường không được xem là hợp lệ vì thiếu đi một trong những điều kiện quan trọng là chữ ký số. Tuy nhiên, với những biện pháp khắc phục như in hóa đơn có dấu tích xanh và đảm bảo đủ các điều kiện về nội dung, hóa đơn vẫn có thể được chấp nhận trong một số trường hợp. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định này để tránh gặp phải rủi ro pháp lý không đáng có.
–
