Hóa đơn điều chỉnh giảm là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xử lý và ghi nhận các hóa đơn này một cách chính xác. Một câu hỏi phổ biến thường được đặt ra là: “Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?” Bài viết này của hóa đơn điện tử Home Casta Invoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định và cách thức ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định hiện hành.
Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?
Căn cứ theo điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
“[…] e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. […]”
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Trước đây, hóa đơn điều chỉnh không được ghi dấu âm, tuy nhiên từ ngày 01/7/2022, hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Các trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hiểu đơn giản là việc kế toán thực hiện để ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó. Theo đó, một số trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm có thể kể đến như:
Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập có sai sót
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế,… cao hơn thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp thực hiện giảm giá hàng bán
Sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại
Trường hợp số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm cho khách hàng trước đó thì được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Trường hợp 4: Khi điều chỉnh giảm doanh thu
Doanh nghiệp thực hiện quyết toán sau công tác xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu.
Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/NĐ-CP như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm
- Vào phân hệ “Lập hóa đơn” và chọn mục “Lập hóa đơn điều chỉnh”.
- Chọn hóa đơn gốc bị sai sót, các phần mềm hóa đơn điện tử đều sẽ kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Sau đó, ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn.
Ví dụ: Điều chỉnh giảm giá hàng bán sản phẩm A từ 620,000đ thành 550,000đ.
Bước 2: Điền thông tin nội dung trên hóa đơn điều chỉnh
- Thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế), theo Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
- Xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý:
Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/NĐ-CP).
Kết luận
Việc ghi nhận và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm với số âm là điều cần thiết và đúng quy định theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót một cách chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán và quản lý tài chính. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và quy định liên quan đến hóa đơn điều chỉnh giảm. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với Home Casta. Đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
