Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ
Trước đó, theo quy định, hồ sơ thông báo về việc phát hành hoá đơn cần được chuyển đến cơ quan Thuế có thẩm quyền trực tiếp không quá năm (05) ngày làm việc trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hoá đơn và phải hoàn thành trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày kỳ thông báo phát hành.
Tính từ ngày 12/6/2017, theo khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC, quy định mới được áp dụng: “Thông báo về việc phát hành hoá đơn và mẫu hoá đơn phải được gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp không quá hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hoá đơn.
I. Hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan Thuế
Theo hướng dẫn của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gồm ba mẫu sau đây:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, Phụ lục được ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, Phụ lục được ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp tạo mẫu thông qua phần mềm hoá đơn điện tử).
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử có thể thực hiện việc kê khai trực tiếp trên phần mềm (xem hướng dẫn tại đây). Sau đó, họ ký số vào hồ sơ và tải về máy tính để nộp cho cơ quan thuế, có thể thực hiện qua hình thức trực tiếp hoặc nộp trực tuyến. Nhiều cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian, công sức và dễ quản lý.
II. Các bước đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế
Lưu ý: Đối với trường hợp đơn vị lần đẩu sử dụng Minvoice nhưn đã nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế, quy trình cần được thực hiện một cách chi tiết và chặt chẽ. Dưới đây là quy trình đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế:
Bước 1: Khởi tạo mẫu hoá đơn
- Kế toán tiến hành khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử trên minvoice theo các thông số cụ thể của doanh nghiệp
- Thực hiệu việc khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử trên bản thử nghiệm dể đảm bảo tính chính xác và đẩy đủ của thông tin
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
- Sau khi hoàn tất việc khởi tạo mẫu, kế toán lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1, Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC) với nội dung chi tiết về việc sử dụng meInvoice và các thông tin liên quan.
- Quyết định cần được ký bởi người đại diện pháp lý của doanh nghiệp và có đính kèm chữ ký số (nếu áp dụng).
Bước 3: Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
- Kế toán thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2, Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC) đến cơ quan thuế.
- Thông báo cần bao gồm thông tin về mẫu hóa đơn đã được khởi tạo, ngày áp dụng hóa đơn điện tử, và các thông tin liên quan khác.
Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế.
- Kế toán thu thập đầy đủ các tài liệu, bao gồm quyết định áp dụng và thông báo phát hành, để tạo thành bộ hồ sơ đăng ký.
- Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định, có thể thực hiện trực tuyến để tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.
Quy trình trên đảm bảo tính toàn vẹn và đúng đắn trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
