Trong ngành xây dựng, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, vì tính chất đặc thù của ngành, nhiều doanh nghiệp xây dựng gặp phải một số sai lầm trong quá trình áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp và cách khắc phục để giúp doanh nghiệp xây dựng tối ưu hóa quy trình này.
1. Không kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử
Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp xây dựng thường mắc phải là không kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Điều này có thể dẫn đến việc sai sót các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ hay số lượng hàng hóa, dịch vụ.
Cách khắc phục:
- Luôn kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi phát hành hóa đơn.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng tự động kiểm tra và xác thực thông tin trước khi phát hành.
2. Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Do đặc thù của ngành xây dựng, các dự án thường kéo dài, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đôi khi không được thực hiện đúng quy định. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu trữ tạm thời trên hệ thống máy tính hoặc không phân loại hợp lý, khiến việc tra cứu sau này trở nên khó khăn.
Cách khắc phục:
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật về thời gian và định dạng.
- Sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây an toàn để đảm bảo hóa đơn không bị mất hoặc hư hỏng.
3. Sử dụng sai mẫu hóa đơn cho từng loại công trình
Ngành xây dựng bao gồm nhiều loại công trình khác nhau như nhà ở, công trình giao thông, hạ tầng kỹ thuật. Mỗi loại công trình sẽ có những quy định và yêu cầu riêng về hóa đơn. Sai lầm thường gặp là sử dụng sai mẫu hóa đơn cho từng loại công trình, dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối hoặc không hợp lệ.
Cách khắc phục:
- Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và yêu cầu về hóa đơn cho từng loại công trình.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ phân loại hóa đơn phù hợp với từng dự án.
4. Chậm trễ trong việc phát hành hóa đơn sau khi hoàn thành công trình
Trong ngành xây dựng, việc hoàn thành công trình thường kéo dài trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Do đó, nhiều doanh nghiệp có thói quen chậm trễ trong việc phát hành hóa đơn điện tử sau khi hoàn thành công trình. Điều này không chỉ gây ra rủi ro về pháp lý mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
- Luôn theo dõi tiến độ dự án và lập kế hoạch phát hành hóa đơn kịp thời.
- Sử dụng các phần mềm quản lý dự án tích hợp với hóa đơn điện tử để tự động thông báo và phát hành hóa đơn đúng hạn.
5. Không theo dõi và quản lý tình trạng hóa đơn đã phát hành
Sau khi phát hành hóa đơn, nhiều doanh nghiệp xây dựng không theo dõi tình trạng của hóa đơn, chẳng hạn như việc hóa đơn đã được khách hàng thanh toán hay chưa, có bị hủy bỏ hay không. Điều này có thể gây ra các vấn đề trong việc đối soát và quản lý tài chính.
Cách khắc phục:
- Doanh nghiệp cần có quy trình theo dõi và quản lý hóa đơn sau khi phát hành.
- Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử có tính năng theo dõi và cập nhật tình trạng hóa đơn.
6. Thiếu tích hợp với các hệ thống quản lý khác
Một số doanh nghiệp xây dựng chỉ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử một cách độc lập mà không tích hợp với các hệ thống quản lý khác như hệ thống quản lý dự án, kế toán hay kho bãi. Điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc quản lý tổng thể và đôi khi phát sinh sai sót giữa các bộ phận.
Cách khắc phục:
- Sử dụng các giải pháp phần mềm có khả năng tích hợp hóa đơn điện tử với các hệ thống quản lý khác.
- Đảm bảo sự kết nối liên thông giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
7. Không đáp ứng đúng yêu cầu về chữ ký số
Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc khi phát hành hóa đơn điện tử, nhưng nhiều doanh nghiệp xây dựng chưa đáp ứng đúng yêu cầu này. Một số doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số hoặc sử dụng chữ ký số không hợp lệ, dẫn đến việc hóa đơn không được công nhận.
Cách khắc phục:
- Đăng ký và sử dụng chữ ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra định kỳ tính hợp lệ của chữ ký số để tránh các sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn.
8. Không cập nhật các thay đổi về quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử
Ngành xây dựng là một lĩnh vực phức tạp với nhiều quy định pháp luật khác nhau. Do đó, việc không cập nhật kịp thời các thay đổi về quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử có thể dẫn đến việc vi phạm và bị xử phạt.
Cách khắc phục:
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi về quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử.
- Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý hoặc các phần mềm hỗ trợ cập nhật tự động quy định mới nhất.
Kết luận
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong ngành xây dựng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và đối soát. Tuy nhiên, để tránh các sai lầm phổ biến, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, kiểm tra cẩn thận và sử dụng các giải pháp phần mềm hỗ trợ hiệu quả. Việc tối ưu hóa quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí.
