Sử dụng hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi nhờ những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được quy định về chữ ký số của người bán và chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử. Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.
Quy Định Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử
1. Căn Cứ Pháp Lý Quy Định Về Chữ Ký Của Người Bán Và Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Việc lập hóa đơn điện tử, trong đó có quy định về chữ ký của người bán và người mua, được tuân thủ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Ngoài ra, các quy định về chữ ký số sử dụng trong giao dịch điện tử cũng được đề cập theo Luật Giao Dịch Điện Tử và các văn bản pháp lý liên quan khác.
2. Quy Định Chữ Ký Của Người Bán Và Chữ Ký Của Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử hiện nay được sử dụng phổ biến trong các giao dịch mua bán trao đổi hàng hóa. Trên hóa đơn điện tử có những nội dung bắt buộc và không bắt buộc. Chữ ký của người bán và người mua là một trong những nội dung được đặc biệt quan tâm.
2.1. Nội Dung Hóa Đơn
Căn cứ theo Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có các nội dung như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn: Số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
2.2. Quy Định Về Chữ Ký Của Người Bán Và Chữ Ký Của Người Mua
Đối với hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán và dấu của người bán (nếu có), không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, quy định về chữ ký của người bán và người mua được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2.2.1. Quy Định Về Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Trường hợp người bán là cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua, thực hiện theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2.2.2. Trường Hợp Không Nhất Thiết Phải Có Chữ Ký Số Của Người Bán Và Người Mua
Căn cứ theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán và người mua được quy định như sau:
- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận.
- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua hoặc chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế, không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số.
2.3. Quy Định Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
Quy Định Chữ Ký Số Trên Hóa Đơn Điện Tử Đảm Bảo Là Chữ Ký Số An Toàn
Theo quy định của pháp luật hiện hành, chữ ký số được dùng để thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước phải đảm bảo là chữ ký số an toàn. Theo đó, chữ ký số ký trên hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế cần đảm bảo các điều kiện theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Trên đây là quy định về chữ ký của người bán và chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân cần lưu ý. Khi thực hiện lập hóa đơn điện tử, việc có thêm chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn sẽ đảm bảo tính pháp lý cao và đúng quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ.
