Khi khách hàng lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn, nhiều doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử. Vậy, làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn một cách chính xác và hợp pháp? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cơ sở pháp lý, quy định, và các nguyên tắc cần lưu ý.
1. Cơ Sở Pháp Lý Về Xử Lý Khi Khách Mua Hàng Không Lấy Hóa Đơn
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung tại Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC), quy định về việc lập hóa đơn như sau:
- Trường hợp khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người bán vẫn phải lập hóa đơn. Trong hóa đơn cần ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Điều này có nghĩa rằng, bất kể khách hàng có yêu cầu hay không yêu cầu hóa đơn, nếu giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, bạn vẫn phải xuất hóa đơn điện tử và ghi chú rõ ràng về việc khách hàng không lấy hóa đơn.
2. Quy Định Về Việc Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng Lẻ
Nội Dung Thông Tin Trên Hóa Đơn Điện Tử
Theo Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần phải bao gồm các thông tin sau:
- Tên hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa/dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT; tổng số tiền thuế GTGT; tổng cộng tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có).
Các Trường Hợp Đặc Biệt
Trong một số lĩnh vực đặc thù, hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ nội dung như quy định trên:
- Siêu thị, trung tâm thương mại: Khi bán hàng tại các siêu thị hoặc trung tâm thương mại, hóa đơn điện tử có thể không cần có tên, địa chỉ của người mua.
- Tem, vé, thẻ: Đối với hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ, không yêu cầu chữ ký số của người bán, tên, địa chỉ người mua, tiền thuế, thuế suất thuế GTGT, và các thông tin chi tiết khác. Tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá trên đó thì không cần tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa: Đối với dịch vụ vận tải hàng hóa không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử mà được lập theo thông lệ quốc tế, hóa đơn điện tử không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số người bán.
3. Nguyên Tắc Lập, Quản Lý Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng Lẻ
Giai Đoạn Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử (01/11/2018 – 31/10/2020)
Trong giai đoạn chuyển đổi, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu lực. Theo đó:
- Khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, dù khách hàng không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, bạn vẫn cần lập hóa đơn theo nội dung quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC.
- Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 200.000 đồng/lần, nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn, bạn phải lập hóa đơn theo quy định.
- Trường hợp không lập hóa đơn, phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ với đầy đủ nội dung cần thiết và cuối ngày lập hóa đơn tổng hợp.
Giai Đoạn Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử Hoàn Toàn (Từ 01/11/2020)
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
- Lập hóa đơn điện tử: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bạn phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định. Nội dung hóa đơn phải đầy đủ và không phân biệt giá trị bán hàng hóa, dịch vụ hay đối tượng khách hàng.
- Sử dụng máy tính tiền: Nếu sử dụng máy tính tiền, bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền với kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Lưu ý: Khi hóa đơn điện tử chính thức áp dụng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đầy đủ cho từng lần bán và báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.
4. Kết Luận
Xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn yêu cầu doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định pháp luật để đảm bảo tuân thủ và thực hiện đúng. Doanh nghiệp cần chú ý các nội dung và quy định liên quan để tránh những rủi ro pháp lý và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đừng quên cập nhật các quy định mới nhất và tư vấn pháp lý khi cần thiết để đảm bảo việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện chính xác và hợp pháp.
